Sądy pracy działają w ramach postępowania cywilnego, dlatego kwestie załączania i uwierzytelniania dokumentów regulują przepisy Kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.). Kompleksowa odpowiedź na zadane wyżej pytanie, wymaga rozważenia poniższych kwestii:

1. Obowiązek poświadczania kopii dokumentów

Polskie przepisy pozwalają dołączyć do pozwu zwykłe kserokopie dokumentów jako załączniki – traktowane są one formalnie jako odpisy dokumentów. Niepoświadczona kopia (zwykła fotokopia) sama w sobie nie ma jednak mocy dowodowej dokumentu – sąd nie powinien na jej podstawie wyciągać wniosków co do treści dokumentu. Zgodnie z art. 129 § 2 k.p.c., „zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona” przez uprawnioną osobę. Oznacza to, że kopie istotnych dokumentów powinny być uwierzytelnione (poświadczone za zgodność z oryginałem), aby sąd uznał je za pełnowartościowy dowód dokumentowy. Odpis bez poświadczenia jest po prostu kserokopią, która nie może zostać uznana za dowód z dokumentu.

Innymi słowy, przepisy wymagają urzędowego poświadczenia zgodności kopii z oryginałem, jeśli chcemy, by kopia wywoływała taki sam skutek jak oryginał dokumentu. W przeciwnym razie sąd może traktować niepoświadczone kopie tylko pomocniczo – np. jako informację o istnieniu dokumentu – i oczekiwać potwierdzenia ich treści poprzez przedłożenie oryginału lub kopii uwierzytelnionej.

2. Kto może poświadczyć kopię, gdy brak pełnomocnika

Poświadczenia za zgodność z oryginałem może dokonać jedynie osoba do tego uprawniona z mocy ustawy. Zgodnie z art. 129 § 2 k.p.c. są to: notariusz lub występujący w sprawie profesjonalny pełnomocnik strony, czyli adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy albo radca Prokuratorii Generalnej. Tylko takie osoby mogą opatrzyć kopię klauzulą „za zgodność z oryginałem” ze skutkiem urzędowym.

Jeśli pracownik nie korzysta z pomocy adwokata czy radcy prawnego (tj. działa sam), wówczas jedyną możliwością uzyskania oficjalnie poświadczonej kopii jest skorzystanie z usług notariusza lub ewentualnie uzyskanie urzędowego odpisu dokumentu z instytucji, która go wydała (o ile to dokument urzędowy). W praktyce najczęściej oznacza to poświadczenie kopii u notariusza – notariusz, po okazaniu mu oryginału, przystawia na kopii klauzulę poświadczającą jej zgodność z oryginałem. Taka notarialnie uwierzytelniona kopia ma moc prawną równoważną oryginałowi w postępowaniu sądowym.

3. Samodzielne poświadczenie dokumentów przez pracownika

Strona działająca samodzielnie nie jest uprawniona z mocy prawa do urzędowego uwierzytelniania odpisów, ale może własnoręcznie potwierdzić zgodność kopii z oryginałem jako oświadczenie prywatne. W praktyce odbywa się to przez napisanie na kopii formuły typu „Za zgodność z oryginałem”, miejscowość, data i podpisanie się. Tak sporządzona kopia nabiera charakteru dokumentu prywatnego – zawiera oświadczenie strony, że istnieje oryginał o określonej treści. Sąd może dopuścić dowód z takiego dokumentu prywatnego (jest to dowód na to, że strona twierdzi określoną treść dokumentu).

Należy jednak podkreślić, że własnoręczne poświadczenie nie zastępuje poświadczenia urzędowego. Mimo takiego podpisu strony, kopia wciąż nie ma mocy urzędowej i w razie wątpliwości sąd lub przeciwnik procesowy mogą domagać się przedstawienia oryginału (tak samo, jakby kopia była w ogóle niepoświadczona). Innymi słowy, samo oświadczenie strony na kopii nie wiąże sądu – jeśli druga strona zakwestionuje dokument lub zażąda oryginału, trzeba będzie oryginał okazać. Dlatego zaleca się: jeśli pracownik sam poświadcza kopie, powinien być przygotowany do okazania oryginałów na wezwanie sądu. Dobrą praktyką jest poświadczenie każdej strony dokumentu osobno (lub każdej odrębnej kartki) podpisem z klauzulą za zgodność, aby nie było wątpliwości co do kompletności dokumentu.

4. Możliwość żądania oryginałów przez sąd

Tak. Niezależnie od tego, czy złożono kopie zwykłe czy uwierzytelnione, sąd może zażądać przedstawienia oryginałów dokumentów w określonych sytuacjach. Uprawnienie to wynika wprost z przepisów k.p.c.:

• Na żądanie strony przeciwnej: Zgodnie z art. 129 § 1 k.p.c., jeżeli powód powołuje się na dokument w pozwie, to na żądanie pozwanego jest obowiązany złożyć oryginał tego dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą. Innymi słowy, jeśli pozwany zażąda w odpowiedzi na pozew okazania oryginału np. świadectwa pracy, powód (pracownik) musi dostarczyć oryginał do sądu (do akt) przed terminem rozprawy. Jest to obowiązek wynikający z ustawy – sąd nie musi nawet wydawać osobnego postanowienia, wystarczy samo żądanie przeciwnika.
• Z urzędu lub na wniosek: Niezależnie od powyższego, sąd może z własnej inicjatywy (lub na wniosek strony) zobowiązać stronę, która złożyła odpis dokumentu, do przedłożenia oryginału, jeżeli wymaga tego charakter sprawy lub pojawiają się wątpliwości co do autentyczności kopii (art. 129 § 4 k.p.c.). Przykładowo, gdy kopia jest słabej jakości, budzi podejrzenia przerobienia lub gdy dokument ma kluczowe znaczenie dla sprawy, sąd może zażądać oryginału do wglądu.

Podsumowanie: Sąd pracy (jak każdy sąd cywilny) może zażądać oryginału dokumentu w dowolnym momencie, jeśli uzna to za potrzebne do wyjaśnienia sprawy. Najczęściej dzieje się tak, gdy druga strona kwestionuje wiarygodność kopii lub gdy sąd chce zweryfikować zgodność kopii z oryginałem. W praktyce warto mieć oryginały przy sobie na rozprawie – często sąd umożliwia wtedy okazanie oryginału na posiedzeniu, porównuje go z kopią w aktach i odnotowuje ten fakt w protokole (lub sporządza urzędowy odpis do akt, a oryginał zwraca stronie). Dzięki temu oryginały nie muszą pozostawać w aktach sprawy na stałe.

5. Różnice w wymaganiach w różnych sądach pracy

Wymagania formalne są zasadniczo takie same we wszystkich sądach pracy w Polsce, ponieważ wynikają z jednolitych przepisów k.p.c. Nie ma odrębnego kodeksu postępowania dla sądów pracy – wydziały pracy stosują te same reguły dotyczące dowodów i dokumentów, co inne wydziały cywilne. Nie istnieją oficjalne „regulaminy” poszczególnych sądów pracy, które zmieniałyby te zasady – obowiązują przepisy ogólnokrajowe.

W praktyce mogą jednak występować drobne różnice w podejściu sędziów do kwestii kopii dokumentów, zwłaszcza gdy strona działa bez pełnomocnika. Większość sądów akceptuje na początek złożenie kopii dokumentów (nawet niepoświadczonych) i nie żąda z urzędu od razu oryginałów – dopóki żadna ze stron nie kwestionuje autentyczności, sąd zwykle traktuje istnienie i treść dokumentów za bezsporne. Potwierdza to praktyka: „w sprawach cywilnych składanie kopii dokumentów jest szeroko wykorzystywane, a żądanie przez sąd czy stronę przeciwną oryginałów nie jest nagminne”.

Zdarzają się jednak rozbieżności: niektórzy sędziowie bardziej rygorystycznie podchodzą do wymogu poświadczenia. Przykładowo zdarzył się przypadek, gdy sąd I instancji zwrócił pozew z powodu braku oryginałów lub uwierzytelnionych kopii załączników (uznając to za brak formalny pozwu). Sąd apelacyjny następnie uznał takie działanie za niesłuszne i uchylił zarządzenie o zwrocie pozwu, powołując się m.in. na orzecznictwo Sądu Najwyższego. SN wskazał, że dowody z dokumentów załączonych do pozwu w formie niepoświadczonych kserokopii są dopuszczalne – stanowią „jeden ze środków dowodowych, przy pomocy których strona może udowodnić fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy, dopóki sąd ani strona przeciwna ich nie zakwestionuje i nie zażąda oryginałów”. Oznacza to, że brak poświadczenia kopii nie powinien sam w sobie prowadzić do odrzucenia czy zwrotu pozwu – w razie wątpliwości należy wezwać do okazania oryginału, a nie eliminować dowód z góry.

Wnioski praktyczne: We wszystkich sądach pracy obowiązują te same przepisy – warto się do nich stosować (tj. składać kopie poświadczone lub być gotowym na okazanie oryginałów). Niemniej jeśli dany sąd lub sędzia wymaga np. notarialnych poświadczeń, to trzeba te braki uzupełnić, aby nie przedłużać postępowania. W razie sporu co do formalności, można powołać się na wyżej wymienione orzecznictwo potwierdzające, że samo złożenie kopii jest dopuszczalne i nie przekreśla wartości dowodowej dokumentu, o ile później zostanie on należycie potwierdzony.

Źródła prawne: Kodeks postępowania cywilnego – art. 126, 128, 129 (Dz.U. 1964 Nr 43 poz. 296 z późn. zm.); praktyczne komentarze i orzecznictwo: wyrok SN z 11.01.2008 r., V CSK 187/07; postanowienie SN z 2021 r., V CSK 341/20 (cyt. za uzasadnieniem SA); artykuły prasowe i eksperckie nt. uwierzytelniania dokumentów.