L4 (zwolnienie lekarskie) jest podstawą usprawiedliwienia Twojej nieobecności w pracy z powodu choroby. Samo wystawienie e-ZLA (elektronicznego zwolnienia) przez lekarza nie zwalnia Cię jednak z obowiązku poinformowania pracodawcy o chorobie. Poniżej wyjaśniamy, jakie masz obowiązki jako pracownik na zwolnieniu lekarskim, w jakim terminie i w jakiej formie musisz zawiadomić pracodawcę, oraz jakie przepisy to regulują. Wspomnimy też o obowiązkach pracodawcy przy przyjęciu zwolnienia, konsekwencjach zaniedbania obowiązku informacyjnego oraz o sytuacji osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych. Tekst ma charakter poradnikowy – przedstawiamy wymagania prawa w przystępny sposób, z odniesieniem do konkretnych przepisów¹²³.

Obowiązek informowania pracodawcy o chorobie

Pracownik ma obowiązek poinformowania pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności w pracy (np. chorobie) i przewidywanym czasie jej trwania¹². Wynika to wprost z przepisów prawa pracy – przede wszystkim z rozporządzenia dotyczącego usprawiedliwiania nieobecności w pracy². Jeśli z góry wiesz, że nie będziesz mógł świadczyć pracy w określonym okresie (np. planowany zabieg, rehabilitacja itp.), musisz uprzedzić o tym pracodawcę, podając przyczynę i długość planowanej absencji². Gdy natomiast przyczyna nieobecności pojawi się nagle – jak w przypadku nagłej choroby lub wypadku – przepisy zobowiązują Cię do niezwłocznego zawiadomienia pracodawcy o chorobie². W praktyce oznacza to, że powinieneś skontaktować się z pracodawcą tak szybko, jak to możliwe, informując o tym, że jesteś chory i nie stawisz się w pracy, oraz ile czasu prawdopodobnie potrwa Twoja niezdolność do pracy.

Termin powiadomienia pracodawcy

Prawo określa również najpóźniejszy dopuszczalny termin na przekazanie takiej informacji. Musisz zawiadomić pracodawcę nie później niż drugiego dnia swojej nieobecności w pracy². Innymi słowy, jeśli zachorowałeś i nie przyszedłeś do pracy, najpóźniej w drugim dniu absencji powinieneś powiadomić firmę o chorobie. Oczywiście zaleca się zrobić to od razu pierwszego dnia – zwłoka może być usprawiedliwiona tylko wyjątkowymi okolicznościami. Przepisy dopuszczają usprawiedliwienie przekroczenia terminu np. w razie poważnej choroby uniemożliwiającej kontakt (np. utrata przytomności, nagły pobyt w szpitalu bez możliwości komunikacji) czy braku domowników, którzy mogliby przekazać wiadomość². W takiej sytuacji obowiązek zawiadomienia trzeba dopełnić niezwłocznie po ustaniu tych przeszkód².

Forma zgłoszenia nieobecności

W jaki sposób poinformować pracodawcę o L4? To zależy od wewnętrznych ustaleń obowiązujących u Twojego pracodawcy. Często regulaminy pracy lub inne przepisy wewnątrzzakładowe określają procedurę zgłaszania nieobecności (np. wymagają telefonu na określony numer, powiadomienia mailowego kadrowej itp.)⁴. Jeżeli jednak w firmie nie ma szczególnych zapisów co do formy zawiadomienia, prawo dopuszcza różne możliwości przekazania informacji²⁴. Możesz powiadomić pracodawcę osobiście (np. wizyta lub telefon do przełożonego) lub za pośrednictwem innej osoby (gdy sam nie jesteś w stanie zadzwonić, może to zrobić ktoś w Twoim imieniu)⁴. Możesz skorzystać z telefonu, wiadomości e-mail lub nawet SMS – ważne, aby informacja skutecznie dotarła do pracodawcy⁴. Dopuszczalne jest również wysłanie wiadomości pocztą tradycyjną – w takim przypadku za datę powiadomienia uznaje się datę stempla pocztowego²⁴. Najistotniejsze jest, aby przekazać pracodawcy wiadomość w terminie i w sposób umożliwiający mu uzyskanie informacji o Twojej absencji.

Pamiętaj, że przekazując wieść o chorobie, nie musisz podawać diagnozy ani szczegółów medycznych. Wystarczy informacja, że jesteś niezdolny do pracy z powodu choroby i ile to potrwa. Pracodawca nie ma prawa wymagać od Ciebie ujawniania szczegółów dotyczących stanu zdrowia – szczegółową podstawę niezdolności zna tylko lekarz i ZUS na podstawie zwolnienia lekarskiego. Twoim obowiązkiem jest tylko zgłoszenie samego faktu nieobecności z przyczyny choroby oraz przedstawienie zwolnienia lekarskiego jako dowodu usprawiedliwiającego tę absencję (obecnie odbywa się to automatycznie w systemie, o czym dalej).

Podstawa prawna obowiązku informacyjnego

Obowiązek poinformowania pracodawcy o przyczynie nieobecności (w tym chorobie) wynika z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy. Konkretnie stanowi o tym § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. dotyczącego usprawiedliwiania nieobecności w pracy². Niedopełnienie tego obowiązku może zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracownika. Kodeks pracy w art. 100 §2 pkt 2 nakłada na pracownika obowiązek przestrzegania ustalonej organizacji i porządku pracy – a terminowe usprawiedliwianie nieobecności jest częścią porządku pracy. Ponadto art. 108 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy ukarać pracownika karą porządkową (upomnieniem lub naganą) za nieprzestrzeganie organizacji i porządku pracy¹⁴. W skrajnych przypadkach, gdy brak powiadomienia wynika z rażącego zaniedbania lub celowego działania pracownika, może to być potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych¹. Sąd Najwyższy stwierdził, że pracownik, który umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa nie informuje pracodawcy o swojej nieobecności, narusza podstawowe obowiązki – co uzasadnia nawet zwolnienie dyscyplinarne (rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym z winy pracownika)¹. Jak widać, prawo podchodzi poważnie do obowiązku zawiadomienia o nieobecności – dlatego zawsze lepiej dopełnić tego wymogu na czas.

Elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) a obowiązek powiadamiania

Od grudnia 2018 r. wszystkie zwolnienia lekarskie są wystawiane elektronicznie jako tzw. e-ZLA (e-zwolnienia)⁵. Takie zwolnienie automatycznie trafia do systemu ZUS oraz na profil PUE ZUS pracodawcy⁵. Dzięki temu pracownik nie musi dostarczać papierowego druku zwolnienia do firmy – odchodzi obowiązek fizycznego przekazywania L4 pracodawcy. Należy jednak podkreślić, że automatyczne przesłanie e-ZLA nie zastępuje wymogu poinformowania pracodawcy o swojej chorobie⁵. Innymi słowy, nawet jeśli pracodawca zobaczy Twoje zwolnienie w systemie elektronicznym, wciąż powinieneś osobiście zawiadomić go (np. telefonem lub mailem), że jesteś na L4. Przepisy prawa pracy nadal zobowiązują Cię do powiadomienia przełożonego o nieobecności⁵ – niezależnie od tego, że zwolnienie istnieje w obiegu elektronicznym.

Wyjątki dotyczą sytuacji nadzwyczajnych: jeśli e-zwolnienie nie może zostać wystawione (np. z powodu awarii systemu, braku internetu) albo jeśli Twój pracodawca nie posiada profilu PUE ZUS (choć od 2023 r. każdy płatnik składek ma obowiązek mieć konto PUE)⁵. W takich przypadkach lekarz może wystawić zwolnienie w formie papierowej. Otrzymasz wtedy tradycyjny druk ZUS ZLA i masz obowiązek dostarczyć go pracodawcy w ciągu 7 dni od daty otrzymania⁵. Dostarczenie może nastąpić osobiście, przez pocztę lub innym przyjętym sposobem. Jeśli przekroczysz 7 dni – bez usprawiedliwionej przyczyny – grozi Ci obniżenie zasiłku chorobowego o 25% za okres od 8. dnia choroby do dnia dostarczenia zwolnienia³. Tak stanowi ustawa zasiłkowa (ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa) – w art. 62 tej ustawy nałożono obowiązek dostarczenia zaświadczenia lekarskiego w terminie 7 dni oraz sankcję finansową za opóźnienie³. W praktyce przy e-ZLA nie musisz się tym martwić, bo informacja dociera do ZUS i pracodawcy automatycznie. Gdy jednak masz papierowe L4, pamiętaj o jak najszybszym przekazaniu go pracodawcy lub bezpośrednio do ZUS (w zależności od ustaleń) – unikniesz w ten sposób zmniejszenia należnego świadczenia chorobowego³.

Podsumowując: e-zwolnienie nie zwalnia Cię z obowiązku kontaktu z pracodawcą. Twoim pierwszym krokiem po uzyskaniu L4 powinno być powiadomienie firmy o absencji – tak, aby pracodawca wiedział, że nie pojawisz się w pracy i mógł zorganizować zastępstwo lub przeplanować zadania. Sam dokument zwolnienia dotrze do pracodawcy elektronicznie (lub w formie papierowej, jeśli wystawiono tradycyjnie), ale inicjatywa poinformowania zawsze leży po stronie pracownika⁵.

Obowiązki pracodawcy przy przyjęciu zwolnienia lekarskiego

Po otrzymaniu informacji o Twojej chorobie oraz samego zwolnienia lekarskiego (czy to elektronicznie, czy w postaci papierowej), pracodawca ma kilka obowiązków. Przede wszystkim powinien uznać Twoją nieobecność za usprawiedliwioną – na podstawie dostarczonego zwolnienia lekarskiego². Pracodawca musi zwolnić Cię od świadczenia pracy na okres wskazany w L4 i nie może żądać, byś wykonywał obowiązki służbowe w trakcie trwania zwolnienia (chorobowego nie wolno wykorzystywać do pracy zarobkowej ani przychodzić do biura). Ponadto pracodawca jest zobligowany do naliczenia i wypłacenia Ci wynagrodzenia chorobowego za czas niezdolności do pracy – za pierwsze 33 dni choroby w roku (lub 14 dni, jeśli ukończyłeś 50 lat) płatność spoczywa na pracodawcy na mocy Kodeksu pracy¹. Za kolejne dni choroby przysługuje Ci zasiłek chorobowy z ubezpieczenia – w firmach zatrudniających powyżej 20 pracowników zwykle nadal wypłaca go pracodawca jako płatnik ZUS, a w mniejszych zakładach zasiłek wypłaca bezpośrednio ZUS. W praktyce oznacza to, że pracodawca po otrzymaniu zwolnienia przekazuje do ZUS wymagane dokumenty (np. formularz Z-3 z informacją o Twoim wynagrodzeniu) potrzebne do ustalenia prawa do zasiłku i jego wysokości⁵. Dla Ciebie jako pracownika odbywa się to w zasadzie automatycznie – ważne, by zwolnienie dotarło do pracodawcy/ZUS i abyś dopełnił formalności (zwykle podpisujesz wniosek o zasiłek lub pracodawca robi to elektronicznie).

Pracodawca ma również prawo skontrolować, czy podczas L4 stosujesz się do zaleceń lekarza i nie naruszasz warunków zwolnienia (np. nie dorabiasz w innej firmie w czasie choroby). Kontrole prawidłowości wykorzystania zwolnienia może przeprowadzać sam pracodawca (jeśli zatrudnia powyżej 20 osób) lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jest to jednak osobny temat – w kontekście obowiązku informacyjnego wystarczy wiedzieć, że Twoje zgłoszenie choroby uruchamia proceduralnie obowiązki po stronie pracodawcy, takie jak wspomniane formalności, organizacja zastępstw, wypłata świadczeń czy ewentualne zgłoszenie do ZUS kontroli.

Warto dodać, że pracodawca nie może dyskryminować czy wyciągać negatywnych konsekwencji wobec pracownika tylko z powodu choroby. Przez okres usprawiedliwionej nieobecności z powodu choroby jesteś chroniony przed zwolnieniem – prawo zabrania wypowiedzenia umowy o pracę w czasie chorobowego, o ile nie upłynął tzw. okres ochronny (długotrwała choroba powyżej określonych limitów może skutkować rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia, ale to również odrębna regulacja w Kodeksie pracy). Generalnie więc po dostarczeniu L4 pracodawca ma obowiązek respektować Twoją nieobecność i prawa z niej wynikające, a po powrocie do pracy przyjąć Cię na dotychczasowe stanowisko.

Konsekwencje niedopełnienia obowiązku

Brak terminowego poinformowania pracodawcy o swojej absencji chorobowej może mieć dla pracownika negatywne konsekwencje. Po pierwsze, jak wspomniano, pracodawca może uznać to za naruszenie porządku pracy. W efekcie grozi Ci kara porządkowa – upomnienie lub nagana wpisana do akt¹⁴. Takie kary regulują art. 108 §1 Kodeksu pracy¹. Zdarza się, że pracownicy bagatelizują obowiązek zawiadomienia, licząc na to, że skoro i tak lekarz wystawił L4 (zwłaszcza elektroniczne), to „firma sama się dowie”. Jednak z punktu widzenia przepisów brak kontaktu jest uchybieniem obowiązków. Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że nieprzekazanie wiadomości o nieobecności albo poinformowanie w sposób niezgodny z przyjętymi zasadami może być traktowane jako naruszenie ustalonej organizacji pracy⁴. To daje podstawę do odpowiedzialności porządkowej pracownika.

Po drugie – w poważniejszych przypadkach – niewywiązanie się z tego obowiązku może zostać potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych¹. Zwłaszcza gdy pracownik celowo ukrywa przed pracodawcą swoją absencję lub lekceważy konieczność powiadomienia mimo możliwości kontaktu. Sąd Najwyższy w wyroku z 16.06.2004 r. (I PK 639/03) orzekł, że pracownik powinien z własnej inicjatywy i bez nieuzasadnionej zwłoki poinformować pracodawcę o przyczynie i czasie trwania nieobecności – a jeśli tego nie robi z premedytacją lub rażącego zaniedbania, to jest to ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków¹. Taka sytuacja uprawnia pracodawcę do dyscyplinarnego zwolnienia pracownika (art. 52 §1 pkt 1 Kodeksu pracy)¹. Oczywiście każda sprawa rozpatrywana jest indywidualnie – jeśli np. pracownik nie mógł zadzwonić z obiektywnych przyczyn, to ma prawo usprawiedliwić przekroczenie terminu. Jednak świadome zignorowanie obowiązku informacyjnego stawia pracownika w bardzo niekorzystnej pozycji.

Wreszcie, warto jeszcze raz wspomnieć o konsekwencjach finansowych w zakresie świadczeń chorobowych: niezależnie od sankcji w miejscu pracy, niedostarczenie zwolnienia lekarskiego w wymaganym terminie 7 dni do ZUS/pracodawcy powoduje obniżenie zasiłku chorobowego o 25% (za dni od 8. do momentu doręczenia zwolnienia)³. Ta kara pieniężna jest przewidziana w ustawie zasiłkowej i ma zdyscyplinować ubezpieczonych do terminowego przekazywania L4. W dobie e-zwolnień ryzyko to dotyczy głównie sytuacji, gdy otrzymasz jeszcze zwolnienie w formie papierowej – wtedy pamiętaj, by nie zwlekać z dostarczeniem druku.

Umowa zlecenie i inne umowy cywilnoprawne – czy też informować o L4?

Opisane wyżej obowiązki wynikają z Kodeksu pracy i dotyczą pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Jeśli wykonujesz pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia albo umowy o dzieło), formalnie nie podlegasz przepisom Kodeksu pracy⁶. Oznacza to, że nie dotyczą Cię wprost regulacje o usprawiedliwianiu nieobecności z rozporządzenia z 1996 r. – ponieważ nie jesteś pracownikiem w rozumieniu prawa pracy, tylko zleceniobiorcą lub wykonawcą dzieła⁶. Nie masz więc ustawowego obowiązku informowania zleceniodawcy o „L4”, gdyż zwolnienie lekarskie jako takie odnosi się do ubezpieczonych pracowników. Co nie znaczy, że możesz po prostu nie pojawiać się bez słowa – relacja cywilnoprawna również opiera się na lojalności i zasadzie współpracy stron. W praktyce każdą dłuższą niemożność wykonania zleconej pracy warto zgłosić zleceniodawcy. Po pierwsze z przyczyn organizacyjnych (aby mógł znaleźć zastępstwo lub zmienić harmonogram prac), a po drugie – jeśli jesteś objęty dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym i masz prawo do zasiłku chorobowego, zwolnienie lekarskie będzie podstawą do wypłaty tego zasiłku.

Osoby pracujące na umowie zlecenia mogą być objęte ubezpieczeniem chorobowym (dobrowolnie, o ile odprowadzają na nie składkę). Jeżeli należysz do ubezpieczenia chorobowego i lekarz wystawi Ci zwolnienie, to ZUS wypłaci Ci zasiłek chorobowy na zasadach podobnych jak pracownikowi. Musisz jednak dostarczyć zwolnienie do ZUS – w formie elektronicznej odbywa się to automatycznie, ale upewnij się, że Twój płatnik składek (zleceniodawca) widnieje w systemie. Dodatkowo zleceniodawca powinien wypełnić zaświadczenie ZUS Z-3a potrzebne do wypłaty Twojego zasiłku⁵. Warto więc poinformować go o chorobie, aby dopełnił formalności w ZUS. Jeśli nie opłacasz składki chorobowej (np. pracujesz na zleceniu bez ubezpieczenia chorobowego albo na umowie o dzieło, która w ogóle nie daje prawa do świadczeń chorobowych), to zwolnienie lekarskie ma znaczenie jedynie usprawiedliwiające – zleceniodawca może uznać Twoją absencję za usprawiedliwioną, o ile wynika z choroby. Tutaj wiele zależy od Waszej umowy i dobrej woli – niemniej poinformowanie o niedyspozycji jest profesjonalne i pozwala utrzymać dobrą współpracę.

Podsumowując, w przypadku umów cywilnoprawnych nie ciąży na Tobie ustawowy obowiązek zawiadamiania o L4, ale zdrowy rozsądek i uczciwość podpowiadają, by to robić. Unikniesz nieporozumień, a jeśli przysługuje Ci zasiłek chorobowy z ZUS, to sprawnie go uzyskasz.

Podsumowanie

Czy trzeba informować pracodawcę o L4? – Tak, absolutnie. Każdy pracownik powinien bezzwłocznie powiadomić swojego pracodawcę o niezdolności do pracy z powodu choroby. Obowiązek ten istnieje niezależnie od tego, że lekarz wystawia elektroniczne zwolnienie, które trafia do ZUS i do pracodawcy. Powiadomienie jest wymagane przepisami prawa pracy² i służy organizacji pracy w firmie. Należy go dokonać najpóźniej w drugim dniu nieobecności, a najlepiej od razu pierwszego dnia. Formę zgłoszenia (telefon, e-mail, SMS itp.) dostosuj do przyjętych zwyczajów lub regulaminu w zakładzie pracy. Dopełnienie tego obowiązku uchroni Cię przed konsekwencjami dyscyplinarnymi, a pracodawcy umożliwi podjęcie niezbędnych działań podczas Twojej absencji. Pamiętaj też o dostarczeniu zwolnienia lekarskiego – obecnie dzieje się to automatycznie dzięki e-ZLA, ale w przypadku papierowego druku musisz przekazać go w ciągu 7 dni. Dbanie o formalności związane z L4 leży zarówno w interesie pracownika, jak i pracodawcy – pozwala zachować prawo do świadczeń chorobowych i utrzymać dobre relacje w miejscu pracy.

Przypisy:

¹ Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1465 z późn. zm.).

² Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. 1996 Nr 60, poz. 281 z późn. zm.).

³ Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. 2022 poz. 1732 z późn. zm.) – art. 62 ust. 1–3 (obowiązek dostarczenia zwolnienia w 7 dni, sankcja obniżenia zasiłku o 25%).

⁴ Państwowa Inspekcja Pracy – wyjaśnienia Głównego Inspektora Pracy na temat informowania o zwolnieniu lekarskim (wypowiedź z dnia 22.09.2025 r., za pośrednictwem PAP). PIP przypomina m.in. o obowiązku powiadomienia najpóźniej w drugim dniu nieobecności oraz wskazuje, że brak informacji może skutkować karą porządkową, a w skrajnych przypadkach – zwolnieniem dyscyplinarnym (orzeczenie SN I PK 639/03 z 16.06.2004 r.).

⁵ Ministerstwo Zdrowia / NFZ – informacja w serwisie pacjent.gov.pl: „Poznaj e-zwolnienie” (opublikowano 4.07.2022). Zawiera omówienie zasad działania e-ZLA i przypomina, że mimo elektronicznego obiegu dokumentów pracownik musi powiadomić pracodawcę o swojej nieobecności.

⁶ Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2022 poz. 1360 z późn. zm.). Zleceniobiorca (osoba na umowie zlecenia) nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, więc nie mają do niego zastosowania przepisy prawa pracy dotyczące usprawiedliwiania nieobecności. Jednakże zleceniobiorca objęty dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym podlega przepisom ustawy zasiłkowej, a zwolnienie lekarskie stanowi podstawę do zasiłku chorobowego z ZUS.