Uzupełniający urlop macierzyński – nowe zasady w polskim prawie pracy

W polskim Kodeksie pracy wprowadzono nowy rodzaj urlopu związany z rodzicielstwem – uzupełniający urlop macierzyński. Zmiany te zostały uchwalone ustawą z 6 grudnia 2024 r., podpisaną przez Prezydenta 12 grudnia 2024 r.. Nowe przepisy wejdą w życie 19 marca 2025 r.. Celem regulacji jest zrekompensowanie rodzicom wcześniaków i noworodków wymagających hospitalizacji czasu urlopu macierzyńskiego, który upływa podczas pobytu dziecka w szpitalu. Poniżej przedstawiono analityczne opracowanie tej instytucji prawnej, obejmujące: aktualny stan prawny i warunki korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, porównanie nowych zasad z dotychczasowymi regulacjami oraz ich wpływ na pracowników i pracodawców, praktyczne wskazówki dla uprawnionych oraz potencjalne konsekwencje i problemy prawne związane z nowymi przepisami.

Aktualny stan prawny uzupełniającego urlopu macierzyńskiego

Uzupełniający urlop macierzyński został dodany do Kodeksu pracy (nowy art. 180^2 K.p.) na mocy wspomnianej nowelizacji. Uprawnienie to przysługuje pracownicy (matce) albo pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko, a także innym uprawnionym opiekunom (np. rodzicom adopcyjnym lub zastępczym) – o ile korzystają oni z urlopu na warunkach macierzyńskiego. Urlop ten udzielany jest bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego (podstawowego) lub po urlopie na warunkach macierzyńskiego – tj. rozpoczyna się w następnym dniu kalendarzowym po zakończeniu podstawowego urlopu macierzyńskiego. Udziela się go jednorazowo w pełnym przysługującym wymiarze – nie można go podzielić na części ani wykorzystać tylko fragmentu. Niewykorzystanie bezpośrednio po macierzyńskim oznacza definitywną utratę prawa do tego urlopu.

Warunki przyznawania i długość urlopu
Prawo do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego powstaje wyłącznie w szczególnych sytuacjach medycznych, związanych z wcześniactwem lub chorobą noworodka. Ustawodawca przewidział trzy kategorie przypadków, w których przysługuje ten urlop (w każdej z nich urlop jest odpłatny w 100% podstawy wymiaru zasiłku):

1. Ekstremalne wcześniactwo / bardzo niska waga urodzeniowa: Gdy dziecko urodzi się przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową ≤ 1000 g, rodzic ma prawo do tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 15. tygodnia po porodzie. Maksymalny wymiar urlopu w tym przypadku wynosi 15 tygodni.
2. Wcześniactwo umiarkowane: Gdy dziecko urodzi się po 28. tygodniu ciąży, a przed 37. tygodniem ciąży (ciąża donoszona to 37 tydzień i później) i jednocześnie z masą urodzeniową powyżej 1000 g, przysługuje tydzień uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień hospitalizacji dziecka do upływu 8. tygodnia po porodzie. W tym przypadku maksymalny wymiar urlopu to 8 tygodni.
3. Dziecko urodzone w terminie wymagające hospitalizacji: Gdy dziecko urodzi się po 37. tygodniu ciąży (ciąża donoszona), ale w ciągu pierwszych tygodni życia wystąpi konieczność przedłużonej hospitalizacji, urlop przysługuje pod dodatkowymi warunkami. Po pierwsze pobyt dziecka w szpitalu musi trwać co najmniej 2 kolejne dni, a po drugie pierwszy z tych dni hospitalizacji musi przypadać między 5. a 28. dniem po porodzie. Jeśli te warunki są spełnione, wówczas rodzicowi przysługuje tydzień uzupełniającego urlopu za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w okresie od 5. dnia do upływu 8. tygodnia po porodzie. Również i w tym przypadku obowiązuje limit maksymalnie 8 tygodni dodatkowego urlopu. (Przykładowo, jeżeli noworodek urodzony w terminie był hospitalizowany przez 7 dni po porodzie, rodzice nabędą prawo do tygodnia urlopu uzupełniającego).

Przepisy definiują „tydzień” urlopu jako 7 kolejnych dni kalendarzowych. Okresy pobytu dziecka w szpitalu sumują się (jeśli były np. kilka hospitalizacji), a niepełny tydzień zaokrągla się w górę do pełnego tygodnia. Jednak do sumy wlicza się tylko pobyt w granicach określonych powyżej (np. dla wcześniaka z kat. 2 liczymy tygodnie hospitalizacji do 8 tygodnia życia, nawet jeśli później nadal przebywa w szpitalu). Dla porównania, dziecko urodzone w 31. tygodniu ciąży, które w ciągu pierwszych 8 tygodni życia spędziło w szpitalu łącznie 15 dni (np. dwa pobyty: 9 dni i potem 6 dni), da rodzicom prawo do 3 tygodni urlopu uzupełniającego (15 dni ≈ 2 tyg. + 1 dzień, zaokrąglony do 3 tygodni).

Zasady udzielania urlopu
Uzupełniający urlop macierzyński jest udzielany na wniosek uprawnionego pracownika. Pracodawca ma obowiązek uwzględnić prawidłowo złożony wniosek – nie może odmówić udzielenia tego urlopu. Aby skorzystać z urlopu, należy złożyć pisemny lub elektroniczny wniosek nie później niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego (podstawowego). We wniosku trzeba wskazać termin zakończenia urlopu macierzyńskiego (gdyż urlop uzupełniający rozpocznie się nazajutrz) oraz dołączyć wymagane dokumenty. Obowiązkowym załącznikiem jest zaświadczenie wydane przez szpital, w którym przebywało dziecko – powinno ono potwierdzać okres pobytu dziecka w szpitalu oraz podawać tydzień ciąży, w którym nastąpiły narodziny, i masę urodzeniową dziecka. Dodatkowo, zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym, do wniosku należy dołączyć też inne dokumenty wymagane przy korzystaniu z uprawnień rodzicielskich (np. odpis aktu urodzenia dziecka, choć w praktyce pracodawca zwykle już go posiada z tytułu urlopu macierzyńskiego).

Warto zauważyć, że w przypadku ciąży mnogiej uprawnienia do urlopu uzupełniającego ustala się łącznie. Oznacza to, że przy narodzinach więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie bierze się pod uwagę najniższą masę urodzeniową spośród dzieci oraz najdłuższy okres hospitalizacji któregoś z dzieci. Rodzicom przysługuje wtedy jeden wymiar urlopu uzupełniającego (niezależnie od liczby dzieci). Przykładowo, jeśli jedno z bliźniąt spełnia kryteria wcześniactwa ekstremalnego (waga ≤1000 g) i przebywało w szpitalu najdłużej, to wymiar urlopu dodatkowego zostanie ustalony na podstawie tego dziecka.

Prawa pracownika w trakcie urlopu:
Okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego jest traktowany analogicznie do podstawowego urlopu macierzyńskiego w kontekście uprawnień pracowniczych. Po pierwsze, za cały okres przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru (czyli pełne wynagrodzenie zasadniczo finansowane przez ZUS). Po drugie, w czasie korzystania z urlopu pracownik pozostaje objęty szczególną ochroną przed zwolnieniem z pracy. Zgodnie z nowymi przepisami odpowiednio stosuje się art. 177 K.p., co oznacza, że od dnia złożenia wniosku o urlop uzupełniający do dnia zakończenia tego urlopu pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę z pracownicą/pracownikiem (z wyjątkiem przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu, ewentualnie zwolnienia dyscyplinarnego z winy pracownika za zgodą związku zawodowego). Ponadto zabronione jest nawet podejmowanie czynności zmierzających do wypowiedzenia (np. przygotowywanie wypowiedzenia) w okresie ochronnym. W praktyce ochrona ta rozpocznie się najpóźniej na 21 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu uzupełniającego (jeżeli wniosek złożono wcześniej).

Podobnie jak okres zwykłego urlopu macierzyńskiego, czas urlopu uzupełniającego wlicza się do okresu zatrudnienia pracownika, od którego zależą uprawnienia pracownicze (np. staż pracy, wymiar urlopu wypoczynkowego itp.). Pracownik korzystający z tego urlopu zachowuje też prawo powrotu na dotychczasowe stanowisko lub równorzędne, na warunkach nie gorszych, jakie by go obowiązywały, gdyby nie korzystał z urlopu (art. 183^2 K.p. w zw. z art. 179 K.p.).

Porównanie nowych zasad z wcześniejszymi regulacjami i ich wpływ na strony stosunku pracy

Stan poprzedni (do marca 2025 r.): Przed wprowadzeniem opisywanej nowelizacji rodzice wcześniaków i noworodków wymagających długiej hospitalizacji nie mieli prawa do dodatkowego urlopu macierzyńskiego. Kodeks pracy przewidywał jedynie mechanizm przerwania biegu urlopu macierzyńskiego w razie hospitalizacji dziecka. Zgodnie z art. 181 K.p., jeśli dziecko bezpośrednio po urodzeniu wymagało opieki szpitalnej, pracownica musiała wykorzystać co najmniej 8 tygodni podstawowego urlopu macierzyńskiego po porodzie, a następnie mogła wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o przerwanie urlopu macierzyńskiego. Pozostałą niewykorzystaną część urlopu macierzyńskiego wolno było wykorzystać dopiero po wyjściu dziecka ze szpitala. Innymi słowy, matka mogła zawiesić dalszy urlop na czas hospitalizacji dziecka (po upływie pierwszych 8 tygodni połogu). Ten sam mechanizm dotyczył też urlopu rodzicielskiego lub ojcowskiego – jeśli w ich trakcie dziecko trafiło do szpitala, można było przerwać urlop i wrócić do pracy, a niewykorzystaną część urlopu wykorzystać później, wydłużając odpowiednio okres opieki. Liczba takich przerw nie była limitowana, a urlopy wydłużały się o każdy okres przerwy odpowiadający pobytowi dziecka w szpitalu.

Takie rozwiązanie pozwalało matce zachować resztę urlopu macierzyńskiego na czas, gdy dziecko będzie już w domu, jednak wiązało się z istotną niedogodnością – część urlopu macierzyńskiego upływała w okresie, gdy matka nie mogła sprawować osobistej opieki nad dzieckiem (bo noworodek przebywał w szpitalu). W praktyce rodzice wcześniaków czuli się niejako pozbawieni pewnej części urlopu macierzyńskiego, który powinni móc spędzić z dzieckiem. Mimo możliwości przerwania urlopu po 8 tygodniach, co najmniej te 8 tygodni musiało zostać wykorzystane od razu po porodzie, nawet jeśli całe dwa miesiące lub dłużej dziecko pozostawało w inkubatorze. Poprzednie przepisy uwzględniały co prawda konieczność regeneracji kobiety po porodzie (stąd obowiązkowe 8 tygodni) oraz potrzebę późniejszego wykorzystania reszty urlopu w domu z dzieckiem, ale w skrajnych przypadkach (bardzo długiej hospitalizacji) rodzice tracili nawet niemal połowę przysługującego im wymiaru urlopu macierzyńskiego, nie mogąc go spędzić razem z dzieckiem. Jeśli dziecko wymagało pobytu w szpitalu dłużej niż wynosił cały macierzyński, wówczas po wykorzystaniu 8 tygodni urlop macierzyński mógł zostać zawieszony – ale i tak po pewnym czasie kończył się, zanim rodzice mogli w pełni zaopiekować się dzieckiem w domu.

Nowe zasady a dotychczasowe – główne różnice: Wprowadzenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego znacząco zmienia sytuację prawną rodziców w takich przypadkach. Najważniejsza różnica polega na tym, że obecnie czas pobytu dziecka w szpitalu nie pomniejszy efektywnego wymiaru urlopu z dzieckiem w domu, lecz zostanie zrekompensowany dodatkowym płatnym urlopem po zakończeniu podstawowego macierzyńskiego. Rodzice nie muszą już przerywać urlopu i wracać do pracy na czas hospitalizacji dziecka, aby „zaoszczędzić” dni urlopowe – mogą kontynuować urlop macierzyński normalnie, a następnie otrzymać dodatkowe tygodnie urlopu odpowiadające okresowi hospitalizacji (w granicach wyznaczonych przez ustawę).

Nowe przepisy są korzystniejsze dla pracowników przede wszystkim dlatego, że wydłużają łączny wymiar urlopów rodzicielskich w sytuacjach szczególnych. Przykładowo, przed nowelizacją matce po urodzeniu jednego dziecka przysługiwało 20 tygodni urlopu macierzyńskiego podstawowego (przy czym część mogła przypadać przed porodem) oraz 32 tygodnie urlopu rodzicielskiego – łącznie 52 tygodnie urlopu (jeśli zdecydowała się wykorzystać całość). Obecnie, jeżeli dziecko było wcześniakiem lub ciężko chorym noworodkiem, ta sama matka może wykorzystać 20 tygodni urlopu macierzyńskiego + do 8 lub 15 dodatkowych tygodni urlopu uzupełniającego + 32 tygodnie urlopu rodzicielskiego. W skrajnych sytuacjach łączna nieobecność rodzica w pracy z tytułu urlopów na opiekę nad jednym dzieckiem może więc wynieść nawet ok. 67 tygodni (ponad 15 miesięcy). Jest to znaczne wydłużenie okresu opieki nad dzieckiem w porównaniu z poprzednim stanem prawnym. W praktyce oczywiście dotyczy to tylko rodzin, które znalazły się w dramatycznej sytuacji wymagającej długiej hospitalizacji niemowlęcia, jednak dla nich zmiana ta ma ogromne znaczenie społeczne. Rodzice zyskują pewność, że czas spędzony w szpitalu nie odbierze im później możliwości bycia z dzieckiem w domu. W wielu wypowiedziach podkreślano, że środowiska rodziców wcześniaków czekały na te zmiany od lat. Nowe przepisy pozwalają lepiej chronić więź rodzicielską i zdrowie psychiczne rodziców po ciężkich przeżyciach związanych z zagrożeniem życia dziecka.

Dla pracowników-rodziców omawiana zmiana ma charakter pro-rodzinny i pro-zdrowotny. Zapewnia dodatkowy czas na opiekę nad dzieckiem i rekonwalescencję po trudnym początku życia dziecka, bez obniżenia dochodów (pełne świadczenie z ZUS). Rodzice nie muszą już korzystać z doraźnych rozwiązań (jak zwolnienie lekarskie na opiekę nad chorym dzieckiem na podstawie ubezpieczenia chorobowego) w okresie hospitalizacji dziecka – mogą pozostać formalnie na urlopie macierzyńskim (lub wrócić do pracy, jeśli chcą, ale wiedzą, że otrzymają dodatkowy urlop później). Dzięki temu nie uszczuplają swoich 60 dni zasiłku opiekuńczego rocznie (przewidzianego na opiekę nad chorym dzieckiem <14 lat) na okres noworodkowy. Ważne jest również przedłużenie ochrony przed zwolnieniem – wcześniej ochrona kończyła się z upływem urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego, teraz w praktyce będzie trwała dłużej (do końca urlopu uzupełniającego, jeśli został wzięty). To dodatkowe zabezpieczenie stabilności zatrudnienia dla młodych rodziców.

Z perspektywy pracodawców zmiany te oznaczają konieczność dostosowania się do wydłużonych okresów nieobecności pracowników związanych z rodzicielstwem. W razie wystąpienia omawianej sytuacji (wcześniak lub chore niemowlę) pracodawca musi liczyć się z tym, że pracownica (lub pracownik-ojciec przejmujący opiekę) będzie przebywać na urlopie macierzyńskim odpowiednio dłużej niż dotychczas przewidywano – nawet o dodatkowe kilka miesięcy. Dla firmy oznacza to potrzebę zapewnienia zastępstwa na dłuższy okres, co może rodzić dodatkowe koszty organizacyjne. Z drugiej strony należy zauważyć, że częstość występowania sytuacji uprawniających do urlopu uzupełniającego jest stosunkowo niewielka (dotyczy to głównie wcześniaków urodzonych znacznie przed terminem lub noworodków z poważnymi komplikacjami). W skali dużego przedsiębiorstwa przypadki takie mogą być incydentalne. Ponadto finansowanie świadczenia z tytułu tego urlopu spoczywa na Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, więc pracodawca nie ponosi bezpośrednich kosztów płacowych (poza obowiązkiem ewentualnej wypłaty zasiłku i uzyskania refundacji z ZUS, jak przy zwykłym urlopie macierzyńskim).

Z punktu widzenia przepisów prawa pracy, pracodawcy muszą zadbać o prawidłową obsługę administracyjną nowych wniosków urlopowych. Wnioski o urlop uzupełniający powinny zostać włączone do dokumentacji pracowniczej (część B akt osobowych), analogicznie do wniosków o inne urlopy rodzicielskie. Pracodawcy powinni również przeszkolić działy kadr w zakresie nowych przepisów, aby zapewnić sprawne przyjmowanie wniosków i naliczanie wymiaru urlopu na podstawie zaświadczeń szpitalnych. Należy też podkreślić, że przepisy o ochronie pracownika w okresie korzystania z urlopu uzupełniającego nakładają na pracodawcę takie same rygory jak przy urlopie macierzyńskim – wszelkie niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy w tym czasie będzie nieważne i naraża pracodawcę na roszczenia pracownika (o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie).

Podsumowując, dla pracowników nowe regulacje przynoszą wyraźną korzyść i wsparcie w trudnych sytuacjach rodzinnych, zaś dla pracodawców stanowią pewne dodatkowe obciążenie organizacyjne, ale mieszczące się w granicach obowiązków związanych z polityką prorodzinną państwa. W dłuższej perspektywie zadowolenie i lojalność pracowników, którzy otrzymują wsparcie w kryzysowych momentach, może pozytywnie wpływać na ich motywację i skłonność do powrotu do pracy po zakończeniu wszystkich urlopów.

Wskazówki praktyczne dla osób uprawnionych do skorzystania z urlopu

Pracownicy (lub pracownice) będący w sytuacji uprawniającej do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego powinni pamiętać o następujących kwestiach praktycznych:

• Upewnij się co do uprawnień: Przede wszystkim ustal, czy Twoja sytuacja kwalifikuje się do urlopu uzupełniającego. Kryteria dotyczą głównie tygodnia ciąży, w którym nastąpił poród oraz długości hospitalizacji dziecka (ewentualnie masy urodzeniowej dziecka). Informacje te przekaże szpital – jeśli np. dziecko urodziło się jako wcześniak przed 37. tygodniem ciąży lub ważyło poniżej 1000 g, albo jeśli po urodzeniu (także o czasie) musiało przebywać w szpitalu przez co najmniej 2 doby w pierwszym miesiącu życia, to najpewniej spełniasz warunki. W razie wątpliwości warto skonsultować się z lekarzem neonatologiem lub personelem szpitala, którzy wystawią odpowiednie zaświadczenie.
• Termin złożenia wniosku: Złóż wniosek do swojego pracodawcy nie później niż 21 dni przed zakończeniem podstawowego urlopu macierzyńskiego. Przykładowo, jeśli Twój urlop macierzyński kończy się 30 czerwca, wniosek o urlop uzupełniający powinien trafić do pracodawcy najpóźniej 9 czerwca. Wniosek można złożyć wcześniej – pamiętaj jednak, że jeśli zrobisz to ze znacznym wyprzedzeniem, i tak pracodawca formalnie musi go rozpatrzyć i uwzględnić, a ochrona przed zwolnieniem zadziała najpóźniej na 21 dni przed planowanym urlopem. Dotrzymanie wymaganego terminu jest istotne, ponieważ złożenie wniosku po terminie może dać pracodawcy podstawę do niewyrażenia zgody (choć przepisy wprost nie regulują spóźnionego wniosku, lepiej nie ryzykować – 21 dni to termin minimalny określony ustawą).
• Forma i treść wniosku: Wniosek możesz złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej (np. e-mailem lub poprzez system kadrowy, o ile pracodawca posiada odpowiednią platformę). Pracodawca ma obowiązek przyjąć wniosek w każdej z tych form. We wniosku należy zaznaczyć, że prosisz o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz wskazać datę zakończenia urlopu macierzyńskiego, po którym ma on następować. W praktyce warto podać konkretny planowany okres urlopu uzupełniającego (np. od 1 lipca do [data końcowa] – choć data końcowa zależeć będzie od wymiaru ustalonego na podstawie zaświadczenia ze szpitala). Wniosek składasz jednorazowo – pamiętaj, że nie można później „dociągać” kolejnych tygodni ani modyfikować decyzji. Jeśli nie złożysz wniosku w terminie lub zrezygnujesz, drugiej szansy na ten sam urlop już nie będzie.
• Wymagane dokumenty: Do wniosku koniecznie dołącz zaświadczenie ze szpitala potwierdzające okoliczności uzasadniające urlop. Zaświadczenie powinno zawierać: okres lub okresy pobytu dziecka w szpitalu (daty przyjęcia i wypisu), tydzień ciąży w chwili porodu oraz masę urodzeniową dziecka. Najlepiej uzyskać takie zaświadczenie tuż przed złożeniem wniosku, aby obejmowało pełny okres hospitalizacji do momentu planowanego zakończenia urlopu macierzyńskiego. Jeżeli dziecko wciąż przebywa w szpitalu w chwili składania wniosku, szpital może wystawić zaświadczenie cząstkowe (np. że dziecko od dnia urodzenia do daty X przebywa w szpitalu; po wypisie otrzymasz końcowe zaświadczenie). Oprócz tego, pracodawca może poprosić o standardowe dokumenty, jakie składa się przy urlopach rodzicielskich zgodnie z rozporządzeniem (np. kopię aktu urodzenia dziecka, oświadczenie drugiego rodzica o niekorzystaniu z urlopu uzupełniającego – choć z mocy prawa tylko jedno z was może go wziąć, więc takie oświadczenie niekoniecznie jest wymagane, chyba że oboje są zatrudnieni u tego samego pracodawcy). Warto dopytać dział kadr, czy potrzebują dodatkowych dokumentów.
• Decyzja pracodawcy: Pracodawca nie może odmówić udzielenia Ci urlopu uzupełniającego, o ile wniosek został złożony w terminie i spełniasz ustawowe warunki. Jest to Twoje prawo gwarantowane Kodeksem pracy – w przeciwieństwie np. do urlopu bezpłatnego, gdzie wymagana jest zgoda pracodawcy. Po otrzymaniu Twojego wniosku pracodawca powinien formalnie potwierdzić udzielenie urlopu w określonym wymiarze. Dobrą praktyką jest uzyskanie pisemnego potwierdzenia (np. podpisanej kopii wniosku z adnotacją o akceptacji lub osobnego pisma).
• Wymiar i wykorzystanie urlopu: Na podstawie zaświadczenia szpitalnego pracodawca ustali wymiar przysługującego urlopu (liczbę tygodni). Udzieli Ci całego tego urlopu jednorazowo, w całości od razu. Urlop rozpocznie się bezpośrednio po macierzyńskim – nie ma przerwy ani dnia odstępu (np. jeśli urlop macierzyński kończy się w niedzielę, od poniedziałku zaczyna się urlop uzupełniający). Nie można rozdzielić tego urlopu na części ani przełożyć na później. Jeśli np. na podstawie dokumentów przysługują Ci 4 tygodnie urlopu uzupełniającego, musisz je wykorzystać ciągiem, zaraz po macierzyńskim, przez kolejne 4 tygodnie kalendarzowe. Po upływie tego okresu urlop automatycznie się zakończy. Pamiętaj, że urlop uzupełniający nie pomniejsza wymiaru urlopu rodzicielskiego – po jego zakończeniu nadal będziesz mieć prawo do pełnych 32 tygodni urlopu rodzicielskiego (o ile oczywiście go nie wykorzystałeś/łaś wcześniej). Jeżeli planujesz skorzystać bezpośrednio także z urlopu rodzicielskiego, pamiętaj o odrębnym wniosku na 21 dni przed końcem urlopu uzupełniającego (analogicznie, aby zachować ciągłość ochrony i prawa do urlopu rodzicielskiego).
• Wynagrodzenie (zasiłek macierzyński): Podczas uzupełniającego urlopu macierzyńskiego otrzymasz z ZUS zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru. W praktyce oznacza to, że finansowo nic nie tracisz – podobnie jak przy podstawowym urlopie macierzyńskim (który standardowo przez pierwsze 20 tygodni też jest płatny 100%, chyba że wybrałaś/eś wariant zasiłku obniżonego 80% za wydłużony okres – obecnie jednak dodatkowy urlop i tak jest finansowany 100%). Twój pracodawca wypłaci Ci ten zasiłek albo zrobi to bezpośrednio ZUS (zależnie od wielkości firmy, tak jak przy zwykłym macierzyńskim). Nie musisz składać odrębnego wniosku do ZUS o zasiłek – wniosek do pracodawcy wystarczy, pracodawca załatwi formalności z ZUS. Dobrze jednak dopilnować, by zaświadczenie lekarskie/szpitalne trafiło także do ZUS za pośrednictwem pracodawcy, bo stanowi podstawę wypłaty świadczenia.
• Prawa i obowiązki w trakcie urlopu: Podczas korzystania z urlopu uzupełniającego nie wolno Ci świadczyć pracy na rzecz swojego pracodawcy (to oczywiste, skoro jesteś na urlopie). Możesz natomiast podejmować dozwolone prawem aktywności, np. korzystać z opieki zdrowotnej, przebywać z dzieckiem w szpitalu lub w domu, prowadzić normalne życie rodzinne. Masz pełne prawo do świadczeń zdrowotnych (jesteś nadal ubezpieczony/a) i innych uprawnień socjalnych. W trakcie urlopu przysługuje Ci pełna ochrona przed zwolnieniem z pracy – Twój pracodawca nie może Cię zwolnić ani nawet wręczyć wypowiedzenia (poza wyjątkowymi sytuacjami, jak zwolnienie dyscyplinarne z Twojej winy za zgodą związku zawodowego). Nie może też rozpocząć przygotowań do zwolnienia (np. rekrutacji na Twoje miejsce z zamiarem zwolnienia Cię) do końca trwania urlopu. Jeśli Twój wniosek został złożony terminowo, jesteś bezpieczny/a pod tym względem. Po zakończeniu urlopu masz prawo wrócić do pracy na dotychczasowe stanowisko (lub równorzędne) i na warunkach nie gorszych niż przed urlopem – pracodawca ma obowiązek je zagwarantować.
• Skorzystanie przez ojca lub innego opiekuna: Co do zasady z urlopu uzupełniającego korzysta ten rodzic, który korzysta(ł) z urlopu macierzyńskiego. Najczęściej będzie to matka dziecka. Są jednak sytuacje, gdy uprawnionym może być ojciec – np. gdy matka nie może kontynuować opieki (śmierć matki, poważna choroba) albo zrezygnuje z dalszej części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu obowiązkowych 14 tygodni i przekaże opiekę ojcu. Wówczas ojciec jako pracownik przejmujący urlop macierzyński może po wykorzystaniu swojej części również wystąpić o urlop uzupełniający na tych samych zasadach (również 21 dni przed końcem przejmowanego urlopu macierzyńskiego). Podobnie, jeśli dziecko zostało przysposobione i to pracownik-adoptujący korzysta z urlopu na warunkach macierzyńskiego, on/ona może uzyskać urlop uzupełniający, jeśli dziecko spełnia kryteria (np. adopcja wcześniaka nadal hospitalizowanego). W praktyce przypadki te są rzadkie – zazwyczaj matka biologiczna korzysta z całości urlopu i urlopu uzupełniającego. Niemniej prawo do urlopu uzupełniającego przysługuje zarówno matce, jak i ojcu dziecka (byle tylko jedno z nich go wykorzystało). Pamiętajcie, że tego urlopu nie można podzielić między rodziców – tylko jedno z Was może go wziąć, jednorazowo. Musicie więc zdecydować, komu bardziej odpowiada przedłużenie urlopu (zwykle będzie to matka, ale gdy np. matka po 20 tygodniach chce wrócić do pracy, to ojciec – o ile przejmie opiekę – może wykorzystać urlop uzupełniający).
• Koordynacja z innymi urlopami: Urlop uzupełniający wydłuża ogólny okres opieki nad dzieckiem, ale warto pamiętać też o innych uprawnieniach. Ojcu dziecka nadal przysługuje niezależnie urlop ojcowski (2 tygodnie) do ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia – może go wykorzystać niezależnie od macierzyńskiego/uzupełniającego (nawet równolegle, gdy matka jest na macierzyńskim, ojciec może wziąć swój ojcowski). Urlop ojcowski nie wpływa na urlop uzupełniający. Z kolei urlop rodzicielski (maks. 32 tygodnie przy jednym dziecku) przysługuje po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego (i ewentualnie uzupełniającego). Jeśli planujesz po urlopie uzupełniającym od razu iść na rodzicielski, złóż odpowiedni wniosek u pracodawcy (z zachowaniem terminu 21 dni). Warto dodać, że zgodnie z unijną dyrektywą Work-Life Balance, każde z rodziców ma wyłączną część urlopu rodzicielskiego (9 tygodni), więc jeśli oboje są uprawnieni, powinniście uzgodnić, jak podzielicie między siebie urlop rodzicielski po zakończeniu okresu macierzyńskiego (+uzupełniającego). Urlop uzupełniający nie podlega podziałowi, ale urlop rodzicielski już tak – możecie z niego korzystać jednocześnie lub na zmianę, zależnie od potrzeb, pamiętając o limitach. Wszystkie te decyzje najlepiej planować z pewnym wyprzedzeniem i w porozumieniu z pracodawcą, by zapewnić ciągłość opieki nad dzieckiem i dochodu.

Konsekwencje i potencjalne problemy prawne nowych przepisów

Wprowadzenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego generalnie oceniane jest pozytywnie, ale warto dostrzec pewne konsekwencje praktyczne oraz możliwe wątpliwości prawne związane z nową regulacją:

• Brak działania wstecz – luka dla niedawno urodzonych dzieci: Nowe przepisy nie mają mocy wstecznej, co oznacza, że dotyczą wyłącznie dzieci urodzonych od dnia wejścia w życie ustawy (19 marca 2025 r.). Rodzice dzieci urodzonych przed tą datą, nawet jeśli ich pociechy długo przebywały w szpitalu, nie skorzystają z urlopu uzupełniającego na podstawie nowych przepisów. Może to rodzić poczucie niesprawiedliwości u rodzin, które tuż przed wejściem w życie ustawy były w identycznej sytuacji (np. dziecko urodzone w lutym 2025 jako wcześniak i wypisane ze szpitala dopiero w maju 2025 – formalnie rodzice nie mają prawa do dodatkowego urlopu, bo poród nastąpił przed wejściem ustawy). Pojawiały się pytania, czy choćby matki będące jeszcze na urlopie macierzyńskim w dniu 19 marca 2025 r. mogłyby otrzymać urlop uzupełniający, ale literalne brzmienie przepisów wskazuje, że decydujący jest moment urodzenia dziecka. To potencjalnie sporna kwestia – czy przepis odnosi się do wszystkich trwających urlopów macierzyńskich od tego dnia, czy tylko do tych wynikających z urodzeń po tej dacie. Najbezpieczniejsze podejście przyjmuje, że uprawnienie powstaje, jeśli poród nastąpił po wejściu w życie ustawy. Tym samym pewna grupa rodziców „przejściowych” znajdzie się poza zakresem nowej regulacji. Ustawodawca nie przewidział przepisów przejściowych, które przyznałyby np. częściowy urlop uzupełniający dla dzieci urodzonych wcześniej. Może to skutkować początkowo skargami tych rodziców lub próbami nowelizacji w przyszłości, lecz na ten moment prawo jest jednoznaczne.
• Ścisłe wymogi formalne i ryzyko utraty uprawnień: Konstrukcja urlopu uzupełniającego jest dość rygorystyczna – zwłaszcza w zakresie terminu wnioskowania i sposobu wykorzystania. Nieprzestrzeganie terminu 21 dni przed końcem urlopu macierzyńskiego może skutkować odmową udzielenia urlopu. Pracodawca co prawda może uwzględnić także spóźniony wniosek (skoro prawo do urlopu wynika z kodeksu, a tylko termin jest dla pracownika), ale nie ma takiego obowiązku. To oznacza, że pracownik, który przegapi termin, ryzykuje utratę cennych tygodni urlopu. Może to rodzić ewentualne spory – np. pracownica złoży wniosek tydzień przed końcem macierzyńskiego, a pracodawca odmówi wskazując naruszenie terminu. Czy w takiej sytuacji pracownica mogłaby dochodzić prawa do urlopu przed sądem pracy? Teoretycznie tak, argumentując, że termin ma charakter porządkowy, ale nie jest to przesądzone. Dlatego kluczowe jest informowanie pracowników o wymogach – już w momencie składania dokumentów do macierzyńskiego warto, by pracodawca (lub ZUS) załączył informację o nowym uprawnieniu i terminach.
• Bezpośrednio po macierzyńskim – brak elastyczności: Kolejnym ograniczeniem jest wymóg natychmiastowego wykorzystania urlopu uzupełniającego zaraz po macierzyńskim. Ustawodawca nie zostawił tu dowolności – nie można np. wrócić na miesiąc do pracy po macierzyńskim, a dopiero potem pójść na urlop uzupełniający. Dla większości rodziców nie stanowi to problemu (chcą ciągiem pozostać z dzieckiem), ale w pewnych nietypowych sytuacjach mogłaby przydać się większa elastyczność. Wyobraźmy sobie, że dziecko wciąż jest w szpitalu po upływie podstawowego urlopu macierzyńskiego, a rodzic chciałby na razie wrócić do pracy (np. ze względów finansowych czy organizacyjnych), a dodatkowy urlop wykorzystać dopiero po wypisie dziecka, aby być z nim w domu. Takie rozwiązanie nie jest dozwolone – urlop uzupełniający niejako automatycznie następuje zaraz po macierzyńskim albo przepada. Rodzic nie ma wyboru co do momentu jego wykorzystania. To może rodzić pewną pułapkę: niektórzy rodzice mogą nie być świadomi, że to uprawnienie jest jednorazowe i natychmiastowe. Gdyby ktoś nie planował skorzystać od razu, myśląc że zachowa urlop na później – straci do niego prawo. W praktyce raczej niewielu rodziców zrezygnuje z dodatkowego płatnego urlopu, ale teoretycznie np. osoba prowadząca własną firmę mogłaby chcieć wcześniej wrócić do aktywności i „odłożyć” urlop – co nie jest możliwe.
• Spełnienie warunków medycznych – możliwe wątpliwości interpretacyjne: Katalog sytuacji uprawniających do urlopu uzupełniającego zawiera kryteria medyczne (tydzień ciąży, masa urodzeniowa, okres hospitalizacji). W większości przypadków będą one proste do zastosowania, ale mogą się zdarzyć sytuacje graniczne, budzące wątpliwości. Przykładowo:
  • Dziecko urodzone dokładnie w 28. tygodniu ciąży – czy to „przed ukończeniem 28. tygodnia”, czy już po? Zapewne interpretacja będzie, że po ukończeniu 28 tygodnia = od 28 tygodni + 0 dni, więc 28^0 to już kat. 2, ale warto to jednoznacznie wyjaśnić w praktyce medycznej (tu zapewne decyduje definicja ukończenia tygodnia ciąży w dokumentacji medycznej).
  • Dziecko urodzone w 37. tygodniu ciąży z poważnymi komplikacjami i od razu hospitalizowane – podpada formalnie pod kategorię 3 (bo urodzenie po 37. tygodniu), ale warunek jest, że hospitalizacja ma się zacząć między 5. a 28. dniem po porodzie. Jeśli dziecko jest hospitalizowane od 1. dnia życia (czyli bezpośrednio po porodzie) i trwa to np. 3 tygodnie, to paradoksalnie nie spełnia warunku kategorii 3 (bo hospitalizacja zaczęła się zbyt wcześnie, przed 5 dniem życia). Rodzice takiego dziecka – urodzonego wprawdzie prawie o czasie (37 tydzień) – mogą czuć się pokrzywdzeni, bo nie dostaną dodatkowego urlopu mimo długiej hospitalizacji noworodka, tylko dlatego, że hospitalizacja zaczęła się od razu. Prawdopodobnie ustawodawca wychodził z założenia, że dziecko donoszone hospitalizowane od razu po porodzie to rzadkość (zwykle to wcześniaki lub powikłania poporodowe, które i tak spełnią inne kryteria), ale taka sytuacja jest możliwa (np. dziecko donoszone z wadą wymagającą natychmiastowej operacji i długiego pobytu na OIOM). Tutaj przepisy pozostawiają lukę – ci rodzice nie dostaną urlopu uzupełniającego, choć ich potrzeba opieki jest równie duża. Może to być postrzegane jako niespójność regulacji. Być może w praktyce spróbuje się to interpretować rozszerzająco (np. uznać, że skoro pobyt trwał min. 2 dni i objął okres do 28 dnia życia, to warunek jest spełniony, nawet jeśli zaczął się przed 5 dniem), ale literalnie rzecz biorąc warunek brzmi dość jasno i wyklucza hospitalizacje zaczęte tuż po porodzie. To potencjalnie rodzi wątpliwości prawne lub konieczność ewentualnej korekty przepisu w przyszłości.
  • Dziecko urodzone o czasie, które zachorowało np. w 2. miesiącu życia i trafiło do szpitala – czy wówczas przysługuje urlop uzupełniający? Zgodnie z kryteriami, nie, bo hospitalizacja musi rozpocząć się najpóźniej w 28. dniu życia. Czyli rodzice niemowlęcia, które zachorowało np. w 6. tygodniu życia i spędziło dłuższy czas w szpitalu, nie dostaną dodatkowego urlopu – choć sytuacja wydaje się podobna (część urlopu macierzyńskiego „przeciekła” w szpitalu). To kolejna graniczna sytuacja wynikająca z arbitralnego ograniczenia do 8 tygodni po porodzie dla dzieci donoszonych. W praktyce większość poważnych problemów objawia się wcześniej, ale takie przypadki mogą budzić dyskusje.
• Obciążenie dowodowe – dokumentacja szpitalna: Nowe przepisy uzależniają prawo do urlopu od dowodów w postaci zaświadczeń medycznych. Szpitale będą musiały wystawiać stosowne zaświadczenia, co nakłada na nie dodatkowe zadanie administracyjne. Istotne jest, by dokumenty te zawierały wszystkie wymagane informacje (tydzień ciąży, waga, daty pobytu). Potencjalnym problemem może być sytuacja, gdy zaświadczenie zostanie błędnie wystawione (np. brak informacji o masie urodzeniowej albo pomyłka w dacie). Może to opóźnić przyznanie urlopu lub rodzić konieczność prostowania dokumentów. Pracownik powinien dopilnować, by zaświadczenie było kompletne i czytelne. Pracodawcy z kolei muszą przechowywać te zaświadczenia w aktach osobowych jako uzasadnienie udzielenia urlopu. Wprowadzenie nowego typu dokumentu może początkowo powodować drobne zamieszanie (np. czy zaświadczenie musi być oryginałem na papierze, czy może być wydrukiem elektronicznym z podpisem elektronicznym lekarza – to kwestie techniczne, które zapewne zostaną uregulowane praktyką). Ogólnie jednak nie jest to poważny problem prawny, a raczej kwestia organizacyjna.
• Wydłużenie okresu ochronnego – implikacje dla pracodawców: Jak wspomniano, dzięki urlopowi uzupełniającemu pracownik może być nieobecny w pracy i chroniony przed zwolnieniem przez dodatkowe 2-4 miesiące. W ekstremalnych sytuacjach, jeśli doliczyć pełny rodzicielski, mówimy o prawie 1,5 roku ciągłej ochrony zatrudnienia od dnia porodu. Dla pracodawcy oznacza to, że ewentualne plany restrukturyzacji kadrowej muszą tę ochronę respektować. Pracodawca nie może zlikwidować stanowiska zajmowanego przez osobę na urlopie chronionym, chyba że dokona tego w ramach likwidacji całej firmy lub ogłoszenia upadłości. Jeśli więc firma znajduje się w trudnej sytuacji ekonomicznej, pracownicy na długich urlopach rodzicielskich są w praktyce bezpieczni przed zwolnieniami grupowymi (muszą zostać pominięci lub przesunięci). To jest zamierzony skutek ochrony rodzicielstwa, ale w dłuższej perspektywie może rodzić napięcia w zakładach pracy (np. inni pracownicy będą obciążeni obowiązkami za nieobecnego kolegę/koleżankę przez bardzo długi czas). Pracodawcy powinni planować zastępstwa i reorganizacje w taki sposób, by nie naruszyć przepisów ochronnych – w przeciwnym razie narażają się na przegrane spory sądowe. Generalnie jednak polskie prawo pracy już od dawna przewiduje długie urlopy rodzicielskie, więc wydłużenie ich o kilkanaście tygodni w niszowych przypadkach nie zmienia radykalnie sytuacji pracodawców, a jedynie dodatkowo ją przedłuża.
• Interakcja z systemem ubezpieczeń społecznych: Nowy urlop musiał zostać uwzględniony także w przepisach o zasiłkach macierzyńskich (ustawie zasiłkowej). Świadczenie za ten okres wynosi 100%, co jest korzystne dla pracownika. Pojawia się pytanie, jak nowe przepisy współgrają z dotychczasowym mechanizmem wyboru wysokości zasiłku. Przypomnijmy: obecnie matka może zdecydować, czy chce pobierać zasiłek macierzyński w wysokości 100% przez okres podstawowego macierzyńskiego i 60% w okresie rodzicielskiego, czy też w wysokości uśrednionej 81,5% przez cały okres macierzyński+rodzicielski (tzw. wniosek „roczny”). Wprowadzenie dodatkowych tygodni rodziło pytanie, czy w razie skorzystania z opcji 81,5% obejmie ona także urlop uzupełniający. Z informacji rządowych wynika, że nie – uzupełniający urlop macierzyński jest zawsze płatny 100%, niezależnie od wcześniejszych wyborów. Oznacza to, że nawet jeśli matka zadeklarowała pobieranie obniżonego zasiłku za wydłużony okres, to za czas urlopu uzupełniającego i tak otrzyma 100%. Dla ZUS jest to dodatkowy koszt, ale skala przypadków jest mała, więc system udźwignie to finansowo. Warto, by pracownicy rozumieli tę zależność – jeżeli ktoś dostaje przez macierzyński np. 81,5%, to w momencie wejścia w urlop uzupełniający zasiłek wzrośnie do 100% podstawy (a potem na rodzicielskim wróci do ~70% zgodnie z nowymi zasadami po implementacji dyrektywy WLB, gdzie część rodzicielska jest płatna 70%). To dość zawiła kwestia, jednak została uwzględniona w ustawie.
• Świadomość i informacja: Na koniec warto podkreślić, że jak z każdą nową regulacją, kluczowa jest edukacja zainteresowanych. Pracownicy powinni być informowani przez pracodawców i instytucje (np. ZUS, PIP) o przysługujących im nowych prawach. Na początku obowiązywania przepisów może dochodzić do nieporozumień wynikających z niewiedzy – np. mały pracodawca nie słyszał o nowym urlopie i zdziwi się otrzymując wniosek, albo kadry nie wiedzą, jak policzyć tygodnie na podstawie zaświadczenia. Dlatego organy państwowe (Ministerstwo Rodziny, Państwowa Inspekcja Pracy) już wydają wyjaśnienia i materiały informacyjne, a media branżowe nagłaśniają temat. W razie sporu interpretacyjnego zapewne sądy pracy będą musiały wypowiedzieć się co do niejasności. Jednak intencja ustawodawcy jest jasna – maksymalnie ułatwić rodzicom najtrudniejszych przypadków powrót do równowagi po porodzie.

Podsumowanie: Nowe zasady dotyczące uzupełniającego urlopu macierzyńskiego stanowią istotne uzupełnienie polskiego prawa pracy w dziedzinie ochrony rodzicielstwa. Regulacja ta świadczy o dostrzeżeniu przez prawodawcę szczególnych potrzeb rodziców dzieci urodzonych przedwcześnie lub ciężko chorych tuż po urodzeniu. Choć wprowadza ona dodatkowe obowiązki administracyjne dla pracodawców i pewne wyzwania interpretacyjne, cel społeczny – ochrona dobra rodziny i dziecka – jest nadrzędny. W pierwszych miesiącach od wejścia w życie przepisy będą zapewne poddane praktycznej weryfikacji i ewentualnej doprecyzowanej interpretacji. Niemniej już teraz można stwierdzić, że uzupełniający urlop macierzyński wypełnia lukę w systemie urlopów rodzicielskich, wzmacnia prawa pracowników-rodziców i czyni polskie prawo pracy bardziej przyjaznym rodzinie. W efekcie nowe regulacje powinny przyczynić się do lepszej ochrony zdrowia i więzi rodzinnych, a także zwiększyć poczucie bezpieczeństwa pracowników godzących rolę zawodową z wymagającym życiowo zadaniem opieki nad noworodkiem w potrzebie.