Sposób reprezentacji spółki kapitałowej przy upoważnieniu pracownika do czynności w zw. z kontrolą ZUS
Przedsiębiorcy oraz spółki mają możliwość upoważnienia dowolnej osoby do reprezentowania ich spraw przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Aby to zrobić, konieczne jest złożenie odpowiedniego pełnomocnictwa w ZUS. Procedura ta wymaga dostarczenia dokumentu w formie papierowej, gdyż nie ma możliwości przesłania go drogą elektroniczną. W przypadku firm posiadających wieloosobową reprezentację, każda osoba zobowiązana jest do podpisania formularza.
Kontakty z ZUS są nieuniknione dla każdego przedsiębiorcy. Małe i średnie firmy zatrudniające do 100 osób mogą przesyłać dokumenty za pomocą ePłatnika – darmowego narzędzia służącego do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych, które stanowi część Platformy Usług Elektronicznych (PUE ZUS). Program ePłatnik działa jako internetowy odpowiednik aplikacji Płatnik. Podobnie jak w przypadku innych spraw w ZUS, do korzystania z ePłatnika można upoważnić inną osobę, np. księgowego lub pracownika biura rachunkowego. Warunkiem skutecznego pełnomocnictwa jest posiadanie przez tę osobę profilu na PUE. Chociaż konto na PUE ZUS można założyć zdalnie, samo pełnomocnictwo musi być dostarczone do urzędu w wersji papierowej.
Pełnomocnictwo do załatwiania spraw w ZUS
Aby upoważnić np. księgowego do reprezentowania w relacjach z ZUS, należy wypełnić druk ZUS PEL, który ma jedynie trzy strony i jest prosty w obsłudze. W formularzu należy podać dane osoby udzielającej pełnomocnictwa, czyli osoby uprawnionej do reprezentacji. Jeśli spółka ma kilku reprezentantów, konieczne jest dołączenie załącznika PEL-Z, w którym wpisuje się dane pozostałych osób i dołącza do głównego formularza. Wszystkie osoby reprezentujące muszą podpisać dokumenty czytelnie. Poza standardowymi danymi, jak PESEL czy data urodzenia, warto również podać numer telefonu kontaktowego.
W formularzu ZUS PEL zaznacza się, czy osoba działa we własnym imieniu (dotyczy to jednoosobowej działalności gospodarczej), czy w imieniu innego podmiotu, np. spółki lub instytucji. Następnie podaje się dane pełnomocnika. W przypadku więcej niż jednej osoby pełnomocnik każda wymaga osobnego formularza ZUS PEL.
Najważniejszą częścią formularza jest określenie zakresu pełnomocnictwa. Można je ograniczyć do pojedynczej czynności, np. złożenia wniosku o zwolnienie ze składek ZUS lub odbioru korespondencji, albo nadać szersze uprawnienia do załatwiania wszelkich spraw w ZUS. Jeśli pełnomocnik ma uzyskać dostęp do konta na PUE ZUS, należy wyraźnie to zaznaczyć, wskazując zakres jego ról, takich jak ubezpieczony, świadczeniobiorca czy płatnik składek. Możliwe jest również określenie dat początkowej i końcowej ważności pełnomocnictwa. W przypadku ich braku dokument będzie ważny od dnia złożenia aż do odwołania na formularzu PEL-O.
“ W przypadku firm posiadających wieloosobową reprezentację, każda
uprawniona osoba musi podpisać formularz.”
Upoważnienie podczas kontroli ZUS
W sytuacji kontroli przeprowadzanej przez ZUS, zwykły formularz PEL-Z okazuje się niewystarczający. Aby osoba trzecia mogła reprezentować przedsiębiorstwo w trakcie inspekcji, konieczne jest złożenie pełnomocnictwa na druku PEL-K, który liczy dwie strony. ZUS nie precyzuje jednak, czy dokument ten może być złożony przez osoby wyłącznie uprawnione do reprezentacji, czy również przez te upoważnione do załatwiania spraw.
“Błędy formalne, to stracony czas.”
“Jeden podpis, to może być za mało.”
Radca Pracy zwraca uwagę, że upoważnia zawsze osoba uprawniona do reprezentacji, w przypadku spółek zgodnie z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Co oznacza, że jeśli reprezentacja jest dwuosobowa, to tak jak w przypadku druku ZUS PEL, trzeba dołączyć druk PEL-Z. Upoważnienie jest udzielane tylko na czas trwania kontroli. Odebranie protokołu kontroli jest równoznaczne z wygaśnięciem upoważnienia.